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工程機械學院會議室使用管理規定
發布日期:2018-09-10   作者:  點擊:[]

學院會議室是學院舉辦各種活動及會議的工作場所,為加強管理,規范有序使用,特制定本會議室使用管理規定。

一、會議室的管理

學院辦公樓二層會議室和四層學術報告廳,由學院辦公室負責管理,其職責是:

負責室內桌椅和設備的日常維護管理;

協調安排會議室的使用;

負責會議室物品的使用管理和日常的清潔衛生;

負責會議室的安全、消防等工作。

二、會議室的使用原則

優先保證學院重要會議;

安排學生招聘會及學院領導主辦的會議及活動;

學院會議室原則上不對外單位開放。

三、會議室的使用程序

凡使用會議室的單位,必須提前三天與院辦聯系,并將使用時間、內容、使用要求等進行登記,以免造成場地沖突,學院辦公室視使用情況給予安排;

開會前半小時使用單位聯系人到院辦聯系,并與學院辦公室工作人員進行交接,并辦理相關手續;

會議期間會議室的衛生、照明、空調的使用及所有會務工作由主辦單位負責,會議用品(包括紙杯、茶葉、面巾紙等)均由會議主辦單位負責,學院辦公室提供飲水;

會議室的多媒體投影擴音系統操作較為復雜,必須在學院辦公室工作人員指導下開啟,使用人私自盲目操作而造成的設備損壞,由使用人負責賠償。

會議結束后,使用單位負責做好以下工作:

清潔會議室衛生,擺放好桌椅;

檢查關閉會議室所有電器設備的電源和會議室門窗;

交還鑰匙時,院辦進行檢查,檢查不合格,院辦有權督促使用單位重新整理。

使用單位要愛護會議室的設備和桌椅,按照設備操作規程操作;嚴禁在會議桌上放置推移硬物,以免劃傷桌面。凡損壞丟失會議室設備物品,應由使用單位負責賠償。

四、本辦法解釋權在學院辦公室。

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